Onze O&O fondsen hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document, onze 'privacy policy', informeren wij onze relaties, stakeholders en medewerkers hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De O&O fondsen houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat:

• Wij uw persoonsgegevens registreren en verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document);
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot uitsluitend de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt;
• Wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
• Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent de registratie en verwerking van uw persoonsgegevens, wij u hierop willen wijzen en deze rechten zullen respecteren.
  Als O&O fondsen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens

De O&O fondsen registreren en verwerken gegevens van de volgende doelgroepen:

• Medewerkers van bedrijven en instellingen die zich bezighouden met HR (human resources) en optreden als contactpersonen van de bedrijven in onze sectoren.
• Contactpersonen van bedrijven en instellingen waarmee de O&O fondsen samenwerken, of die ons diensten of producten leveren.
• Personen van bedrijven, instellingen en de overheid, waarmee wij in het kader van netwerken, lobby of het afdragen van verantwoording (stakeholders) contacten onderhouden.
• Personen die in dienst zijn bij de O&O fondsen, of tijdelijk werk (project, onderzoek of stage) voor ons verrichten.

De O&O fondsen registreren en verwerken in principe alleen zakelijke gegevens van de contactpersonen. Daartoe behoren persoonlijke contactgegevens en functiegegevens die gerelateerd zijn aan het dienstverband dat zij met hun organisatie(s) hebben.

Bepaalde gegevens van contacten en bezoeken aan de overleggen en bijeenkomsten van de O&O fondsen worden geregistreerd in het kader van kennisdeling, het afdragen van verantwoording over onze activiteiten aan de besturen en de leden in het algemeen.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door de O&O fondsen geregistreerd en verwerkt voor de volgende doelstellingen:

• administratieve doeleinden
• communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen voor bijeenkomsten
• het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

De grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• een overeengekomen opdracht

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen de O&O fondsen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• volledige naam, inclusief initialen en titulatuur (optioneel)
• telefoonnummer (zakelijk)
• e-mailadres (zakelijk)
• geslacht

Uw persoonsgegevens worden door de O&O fondsen opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor een periode van maximaal zeven jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door de O&O fondsen geregistreerd en verwerkt voor de volgende doelstelling(en):

het informeren van de abonnee, over actuele ontwikkelingen van de O&O fondsen en de sectoren waarvoor zij actief zijn door middel van een nieuwsbrief.

De grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• het inschrijvingsformulier voor de nieuwsbrief of een schriftelijk verzoek per e-mail
• aanvraag van de nieuwsbrief door middel van een vinkje (door de contactpersoon van een aangesloten bedrijf zelf te kiezen in hun profielpagina van het ledennet)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen de O&O fondsen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• volledige naam
• geslacht (i.v.m. de te kiezen aanhef)
• e-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door de O&O fondsen opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• gedurende de periode dat de persoon aangemeld is

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, stakeholders en lobbycontacten
Persoonsgegevens van prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door de O&O fondsen geregistreerd en verwerkt voor de volgende doelstelling(en):

• informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten

De grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• mondelinge toestemming
• afgifte van een visitekaartje

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen de O&O fondsen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• volledige naam, inclusief initialen en titulatuur (optioneel)
• telefoonnummer
• e-mailadres

Deze persoonsgegevens worden door de O&O fondsen opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• gedurende de periode dat de persoon gezien wordt als een prospect, stakeholder of relatie in het kader van netwerken of lobby

 

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

De registratie en verwerking van persoonsgegevens van onze medewerkers is beschreven in een afzonderlijk document, dat wij aan onze medewerkers verstrekken bij indiensttreding. Dit document maakt deel uit van de set informatie die bij de personeelsovereenkomst en de geheimhoudingsverklaring wordt verstrekt.

 

Recht op inzage van geregistreerde gegevens

Alle geregistreerde contactpersonen die werkzaam zijn bij een bedrijf in de sectoren van de O&O fondsen hebben (of krijgen desgewenst) toegang tot het besloten relatienet van hun sectorfonds. Daarin hebben zij volledige inzage in de gegevens die wij van hen geregistreerd hebben. Ook hebben zij de mogelijkheid om hun gegevens te wijzigen. Bepaalde gegevens worden alleen in gewijzigd na accordering door daartoe bevoegde medewerkers van ons secretariaat, omdat wijziging hiervan gevolgen kan hebben voor het functioneren van het CRM-systeem.

Alle overige geregistreerde contactpersonen kunnen desgewenst inzage krijgen in de gegevens die wij van hen hebben vastgelegd. Daarvoor kunnen zij contact opnemen met het secretariaat van de O&O fondsen. Indien zij om verwijdering of aanpassing van gegevens verzoeken, zullen wij hieraan gehoor geven.

 

Verstrekking van gegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dit gebeurt uitsluitend nadat er met deze partij een verwerkersovereenkomst is afgesloten, waarmee  duidelijke afspraken over het doel van de verstrekking en het gebruik van deze persoonsgegevens worden gemaakt (doelbinding).

In onderstaande gevallen hebben derde partijen inzage in de gegevens van aangesloten (lid)bedrijven en/of onze contactpersonen. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• de hosting van onze website met het besloten ledennet (CRM en documentenbeheer)
• het verzorgen van de (financiële) administratie
• het verzorgen van arbodiensten
• het verzorgen van sommige bijeenkomsten (uitnodigingen)
• het verzorgen van onderzoeken (enquêtes of interviews)

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan derde partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (zoals bijvoorbeeld politie en justitie). Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Opslag van gegevens binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Registratie van gegevens van minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

 

Links naar externe websites

Op onze website zult u links naar externe websites aantreffen. Door op zo'n link te klikken gaat u naar een website buiten ons webdomein. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- en/of privacyverklaring van de betreffende website.

 

Bewaartermijnen

De O&O fondsen bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging van gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de O&O fondsen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als dat noodzakelijk is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen in geval van fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw persoonsgegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Medewerkers van bedrijven die werkzaam zijn in een sector van de O&O fondsen kunnen over inloggegevens beschikken en zelf hun gegevens aanpassen.
Beschikt u nog niet (of niet meer) over inloggevens, neemt u dan contact op met het secretariaat van de O&O fondsen; de contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neemt u dan contact op met Michel Versteeg (coördinator gegevensbescherming) of Marc Donckers (secretaris). Mochten wij hiervoor - onverhoopt - samen geen oplossing kunnen vinden, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen?

Heeft u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen, neemt u dan contact op met Michel Versteeg (coördinator gegevensbescherming) of Marc Donckers (secretaris)
Voor vragen over het inloggen op het besloten ledennet kunt u contact opnemen met ons secretariaat: info@oof.nl.

 

Contactgegevens

Bureau O&O fondsen

Post- en bezoekadres:
Utrechtseweg 310, B-42
6812 AR  ARNHEM

Telefoon: (026) 356 95 63
Website: https://www.oof.nl
E-mail secretariaat: info@oof.nl

Disclaimer

De O&O fondsen laten zich via het lidmaatschap van de Werkgeversvereniging WENB adviseren door de Stichting 'AVG voor verenigingen' en zet zich in voor de bescherming van persoons- en bedrijfsgegevens. Verwerkers van gegevens die aan de O&O fondsen zijn toevertrouwd dienen een verwerkersovereenkomst te ondertekenen en zich aan onze instructies te houden.